Een verdwaalde gast is al snel een negatieve gast. Eventlocaties & eventorganisaties steken veel tijd en moeite in het creëren van de juiste beleving en dan moet alles wel een beetje ‘smooth’ verlopen. Goede Routing en Signing zorgt nou eenmaal voor goede reviews, want gasten uiten hun mening maar al te graag over de ‘interne bereikbaarheid’ van een locatie. Wij willen er alles over weten, dus gaan we in gesprek met een enthousiaste eventprofessional die weet dat je Routing & Signing niet moet onderschatten. Hoe gaat hij om met routing en signing op locatie? Hoe zorgt hij dat een gast niet verdwaalt? Hoe zet hij dit om in de ultieme beleving? We zijn in gesprek met Sven Boelhouwer. Sven leeft echt voor raken en verbinden en dat doet hij vanuit zijn bedrijf ‘No Desk’. Samen met een groep van getalenteerde eventprofessionals ‘Experience Experts’ zet hij zich in voor ‘evenementen die echt raken’. Kortom: als jij ergens te gast bent wil Sven ervoor zorgen dat je niet verdwaalt.
We gaan er met gestrekt been in, Sven. Waar moet goede Routing & Signing bij een locatie aan voldoen?
“In Nederland zijn de meeste locaties ingericht als congreslocaties. In de basis zijn de locaties meestal logisch opgezet. Vaak kom je binnen en is er een centrale ruimte, die is herkenbaar voor gasten en zij keren na een workshop of pauze weer terug naar deze ruimte. Een vrij natuurlijke flow dus. Er zijn ook locaties, bijvoorbeeld industriële locaties, waarbij de gasten echt instructies nodig hebben, omdat ze anders snel zouden verdwalen. In mijn ogen moet Routing en Signing groot zijn, dus niet een klein pijltje aan een paal ergens verstopt in een hoekje. Als het groot is moet het ook hoog hangen. Knallen met die signing dus, maar hou het wel simpel en overzichtelijk. Hoe meer info des te moeilijker het is om de boodschap over te brengen. Ik geloof gewoon dat een bezoeker altijd de weg moet kunnen vinden naar het centrale punt. Dan voelt de gast herkenning en is het oriëntatiegevoel terug.”
Kun je een voorbeeld noemen waarbij Routing & Signing niet goed genoeg is?
“Op het moment dat de gasten aankomen op een evenement, stoppen ze met nadenken en geven zichzelf over. Goed, ik maak ook weleens een foutje dus ik zal je een voorbeeld geven. Echt een situatie die je één keer en nooit weer overkomt. Wij vonden het tijdens de organisatie van een evenement belangrijk dat we de ruimtes een eigen naam en nummer zouden geven. Dat stond op de plattegrond, de website en in de programmering. Echt alles stond klaar, maar we realiseerden ons te laat pas dat de locatie naast benaming, zelf ook met zaalnummers werkten en die kwamen niet overeen met de door ons gecommuniceerde nummering. Ik kon mezelf wel voor m’n kop slaan. Het gevolg was dat de gasten niet wisten waar ze naartoe moesten en welke routes ze moesten volgen. Uiteindelijk is het goed gekomen, maar de les hieruit is: ga in gesprek met de locatie over hoe zij hun Routing & Signing georganiseerd hebben en check dit vooral in een productie meeting voor het evenement.”
En hoe ga je ermee om als de Routing & Signing van een locatie bij voorbaat al niet optimaal is? Wat doe je dan als organisator?
“Ieder event is anders en dit geldt ook voor je doelgroep. Routing & Signing moet in de basis intuïtief kloppen. Als je een beeld hebt van het evenement en de doelgroep dan kun je bij je gevoel nagaan of de Routing & Signing in orde is of dat het verbeteringen nodig heeft. Ga vroegtijdig in gesprek met de locatie en test je idee, want ook het idee wat je in je hoofd kan hebben hoeft niet per se te werken in de praktijk. Loop zelf de route met in je achterhoofd: sluit dit aan bij mijn Routing & Signing plan?”
Je had het eerder over een beleving. Hoe zet je als organisator Routing & Signing om in een 'experience'?
“Routing & Singing hoort in de basis functioneel te zijn, naar mijn mening dan. Je gasten moeten gewoon van A naar B. De evenementen die wij vanuit Experience Experts organiseren zijn echt mini belevingen, dat kan van groot naar klein. Een aantal events die wij bouwen zou je haast kunnen vergelijken met een theatershow waarbij de gast op avontuur gaat. Maak het wat spannender en vertel het verhaal op een andere manier, dan blijf je echt hangen bij je gasten en je creëert een soort betrokkenheid. De output hoeft niet saai of standaard, Routing & Signing kan een heel ander uiterlijk hebben dan je vooraf misschien verwacht.”
Tot slot: welke tips wil je locaties meegeven als het gaat om Routing & Signing?
“Tip 1: zorg dat je je zaken op orde hebt. Communicatie is echt heel belangrijk, dus luister goed naar de feedback van de klanten en vraag er zelf ook naar in je evaluatie. Zo wordt ieder evenement daarna alleen maar beter. Stel vragen als: kunnen uw gasten alles vinden en heb je op het gebied van Routing & Signing tips voor ons?
Tip 2: Loop met de mensen van de locatie door de locatie wanneer je je eigen idee voor Routing & Signing wil uittesten.
Tip 3: Neem Routing & Signing altijd mee in je productie meeting.”
YOIN gecertificeerde locaties worden niet alleen beoordeeld op Routing & Signing, ze besteden dagelijks ook veel aandacht aan Routing & Signing en andere criteria die van belang zijn voor kwalitatieve events en congressen. Wil jij je gasten en opdrachtgevers dit ook kunnen aantonen én je team motiveren door de inzichten die de onafhankelijke audit en benchmark met zich meebrengt? Laat je certificeren in 1 dag en bekijk hier de voordelen.