Wist jij dat je niet persé de hele accreditatie voor YOIN excellent meeting places hoeft te doorlopen om te weten waar je staat als zakelijke eventlocatie? YOIN maakt zich sterk voor een hoog kwaliteitsniveau in de gehele branche en biedt daarom ook de mogelijkheid voor een zogenoemde ‘Nulmeting’. Ouwehands Dierenpark heeft recent zo’n meting laten doen, om te kijken waar zij als zakelijke locatie binnen een dierenpark staan op het gebied van kwaliteit. Een audit met waardevolle inzichten voor zowel locatie als auditeur!
Van concrete verbeteradviezen tot een bevestiging dat je op de goede weg bent. Ouwehands Dierenpark te Rhenen liet onlangs door YOIN een Nulmeting uitvoeren met als doel te onderzoeken op welke vlakken verbeterstappen gezet konden worden.
We spraken met Jordey de Joode, sales manager bij Ouwehands Dierenpark en YOIN-auditeur Bianca Cuperus over welke waardevolle inzichten een Nulmeting een locatie kan opleveren en hoe bewust locaties bezig zijn met kwaliteit.
Bewust aandacht voor kwaliteit
De voornaamste reden voor Jordey om een Nulmeting te laten uitvoeren, was om te peilen waar ze staan als Ouwehands Dierenpark in termen van kwaliteit. ‘We zijn een bijzondere locatie en we wilden onderzoeken in hoeverre we voldoen aan de hedendaagse kwaliteitseisen voor (zakelijke) evenementenlocaties en hoe we ons verhouden ten opzichte van andere locaties. We draaien momenteel zo’n 300 events op jaarbasis, dit zijn niet alleen vergaderingen of conferenties, maar ook groepsbezoeken aan het park. We wilden met de meting onderzoeken waar we nog stappen in kunnen maken.’ Bianca ziet dat, naast Ouwehands Dierenpark, meeting- en eventvenues steeds bewuster bezig zijn met kwaliteit. ‘Vanuit YOIN juichen we dit van harte toe en willen wij daarin graag ondersteunen. Dat betekent dat we niet alleen maar feest vieren wanneer een locatie geaccrediteerd wordt, maar juist dat we locaties aanmoedigen in de basis te starten. De Nulmeting is daar een goed voorbeeld van. Met deze meting kan je als locatie peilen waar je belangrijkste knelpunten liggen en waar mogelijk investeringen gedaan moeten worden. Daarnaast toets je met deze meting hoe jouw eigen organisatie zich verhoudt ten opzichte van andere locaties.’
Bijzondere locatie
Voor een bijzondere locatie zoals Ouwehands Dierenpark is die benchmark nog best een uitdaging. Bianca: ‘Bij sommige locaties is het lastig te vergelijken. Als auditeur is het dan ook verrassend op een bijzondere locatie een inspectie uit te voeren. Van tevoren heb je weinig tot geen verwachtingen van wat aan te treffen, zijn de zalen bijvoorbeeld driehoog achter een verblijf gesitueerd, of kan je zakelijk bijeenkomen in een inspirerende omgeving? Het was verrassend om te zien welke mogelijkheden er voor de zakelijke gast zijn en hoe ver het team gaat om flexibel met de verschillende ruimtes om te gaan.’
Processen verbeteren
Ook Jordey heeft de audit als verrassend en interessant ervaren. ‘De audit, en in ons geval de Nulmeting, was vooral een leuk en open gesprek. Het voelde niet alsof er veel druk op lag om goed te scoren. In een ontspannen sfeer worden de criteria nagelopen en krijg je direct bruikbare tips. Natuurlijk worden er ook interessante metingen gedaan, bijvoorbeeld op het gebied van (omgevings-)geluid en lux, oftewel verlichting met de juiste sterkte zodat deelnemers zich minder hoeven in te spannen. Het is goed dat er op alle aspecten, van hardware tot beleving en hospitality gelet wordt.’ In een Nulmeting wordt een deel van de 140 criteria van het YOIN keurmerk gemeten. Jordey: ‘Hoewel het beknopter is dan bij een audit, krijg je toch veel input om processen te verbeteren.’
90% positieve score voor hospitality
Toch komen tijdens een audit niet alleen concrete (verbeter)adviezen naar boven. Het is minstens net zo waardevol om ook de nadruk te leggen op de punten waar je juist heel goed op scoort. ‘Op het gebied F&B en hospitality scoorde Ouwehands ‘dik in het groen’’, vertelt Jordey trots. ‘We haalden een 90% score, wat een mooie bevestiging is voor het gehele team. Gastvrijheid is in ons park ontzettend belangrijk en het is fijn dat we aan het team kunnen teruggeven dat dit ook positief uit de meting is gekomen.’
Juiste informatievoorziening
Eén van de belangrijkste learnings voor Ouwehands Dierenpark was de informatievoorziening op de website. Bianca: ‘We kijken niet alleen naar hoe de zaken geregeld zijn op locatie, maar ook hoe de boeker het proces ervaart. Hoe komen ze bij locaties aan de juiste informatie om een voorselectie te kunnen doen? Het is bijvoorbeeld belangrijk dat opdrachtgevers, vooral bij een bijzondere locatie als een dierenpark, een plattegrond kunnen raadplegen om te zien waar de zalen zijn. En zijn subsessies mogelijk in de buurt van de plenaire ruimte? Daarnaast is het belangrijk waarheidsgetrouwe foto’s te laten zien, ook dat draagt bij aan de uiteindelijke gastbeleving.’ Jordy: ‘We ontvingen hierover heel bruikbare adviezen om vervolgens te kunnen delen met onze marketingafdeling.’
Gastbeleving
Die informatievoorziening wordt vervolgens ook gemeten op locatie. Bianca: ‘Dat begint al bij de parking en of men middels de signing op de juiste plek weet te komen. Bij een locatie als Ouwehands Dierenpark, die ook gericht is op het goed stroomlijnen van grote groepen particuliere bezoekers, zie je bijvoorbeeld dat hier al zeer goed aandacht aan is besteed.’
Sommige zaken worden tot in detail gemeten, zoals de tafelhoogtes en het aantal beschikbare toiletten. Bianca: ‘Daar verrassen we nogal eens locaties mee. Natuurlijk heb je nagedacht over het totale aantal beschikbare toiletten, maar hoe zit dat wanneer veel gasten tegelijkertijd uit een plenaire ruimte komen? Is het aantal dan nog steeds voldoende toereikend?
Frisse blik van onafhankelijke partij
Voor Ouwehands geldt dat er concrete afwegingen gemaakt moeten worden, om de balans goed te behouden. ‘In ons dierenpark ontvangen we veel verschillende doelgroepen, van scholieren tot de zakelijke bezoeker. Dat betekent dat je concessies moet doen. Je meubilair moet goed zijn, maar ook hufterproof. De verlichting moet sfeervol zijn maar ook voldoende licht geven tijdens bijeenkomsten. Om richting de directie te kunnen aangeven wat er nodig is, vonden we het belangrijk een onafhankelijke partij, zoals YOIN, met een frisse blik te komen laten kijken en mee te denken.’